Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. Amaç ve Kapsam
OGN Vize & Turizm Danışmanlık (Manisa Vize) olarak, hizmetlerimiz kapsamında elde edilen kişisel verilerin korunması, güvenli biçimde saklanması ve işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde mevzuata uygun şekilde imha edilmesi temel ilkelerimiz arasındadır.
Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde hazırlanmıştır.
Politika; vize danışmanlığı, seyahat planlaması, rezervasyon işlemleri, müşteri ilişkileri, iletişim faaliyetleri ve diğer operasyonel süreçlerde işlenen kişisel verilerin saklanmasına, korunmasına ve imhasına ilişkin temel esasları düzenlemektedir.
Bu kapsamda müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, internet sitesi ziyaretçilerimiz, çalışanlarımız, iş ortaklarımız ve hizmet aldığımız üçüncü taraflarla bağlantılı gerçek kişilere ait kişisel veriler değerlendirilir.
2. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Temel İlkeler
Manisa Vize bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinde KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uyulması esastır.
Bu doğrultuda kişisel veriler:
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun biçimde işlenir.
Doğru ve gerektiğinde güncel tutulur.
Belirli, açık ve meşru amaçlarla elde edilir.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde kullanılır.
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir.
Kişisel verilerin herhangi bir hukuki dayanak bulunmaksızın süresiz olarak saklanmaması, veri işleme faaliyetlerinin temel gerekliliklerinden biridir.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Vize danışmanlığı ve seyahat hizmetlerinin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:
Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, kimlik ve pasaport bilgileri.
İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, ikamet adresi ve başvuru kapsamında sağlanan diğer iletişim bilgileri.
Başvuru ve Seyahat Bilgileri: Vize başvuru belgeleri, seyahat tarihleri, seyahat amacı, konaklama ve ulaşım planlamalarına ilişkin bilgiler.
Finansal Bilgiler: Hizmet bedelleri, ödeme kayıtları, fatura bilgileri ve ilgili mali işlem belgeleri.
Müşteri İşlem Bilgileri: Hizmet talepleri, başvuru süreçleri, müşteri görüşmeleri ve danışmanlık işlemlerine ilişkin kayıtlar.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Vize başvuru şartları nedeniyle gerekli olabilen sağlık bilgileri, adli sicil bilgileri veya diğer özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca KVKK’nın 6. maddesinde öngörülen işleme şartlarının bulunduğu durumlarda işlenebilir.
Kişisel verilerin kapsamı, talep edilen hizmete ve başvuru yapılacak ülkenin gerekliliklerine göre farklılık gösterebilir.
4. Kişisel Verilerin Saklanma Amaçları
Kişisel veriler, yürütülen faaliyetler bakımından gerekli olması ve uygun hukuki işleme şartının bulunması kaydıyla aşağıdaki amaçlarla saklanabilir:
Vize danışmanlık hizmetlerinin yürütülmesi ve başvuru süreçlerinin takip edilmesi.
Başvuru için gerekli belgelerin hazırlanması ve kontrol edilmesi.
Müşteri taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması.
Seyahat planlaması, konaklama ve rezervasyon süreçlerinin yürütülmesi.
Müşterilerle iletişimin sağlanması ve hizmet süreçlerine ilişkin bilgilendirmelerin yapılması.
Sözleşmelerden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
Muhasebe, faturalandırma ve mali kayıt süreçlerinin yürütülmesi.
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen hukuka uygun taleplerin karşılanması.
Hukuki uyuşmazlıkların takibi ve hakların korunması.
Bilgi güvenliği ve operasyonel süreçlerin sürekliliğinin sağlanması.
Kişisel veriler, belirlenen amaçların dışında kullanılmamalı ve yeni bir işleme faaliyeti için gerekli hukuki şartlar bulunmadıkça farklı amaçlarla işlenmemelidir.
5. Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar
Kişisel veriler, niteliğine ve ilgili iş süreçlerine bağlı olarak elektronik veya fiziksel kayıt ortamlarında saklanabilir.
Elektronik kayıt ortamları arasında yetkilendirilmiş bilgisayar sistemleri, elektronik belge arşivleri, kurumsal e-posta sistemleri, müşteri yönetim uygulamaları ve güvenli yedekleme ortamları yer alabilir.
Fiziksel kayıt ortamları ise başvuru evrakları, sözleşmeler, imzalı formlar, dosyalar ve diğer basılı belgelerden oluşabilir.
Her kayıt ortamında kişisel verilere erişimin işin gereklilikleriyle sınırlandırılması, yetkisiz erişimin engellenmesi ve gerekli güvenlik önlemlerinin uygulanması hedeflenir.
6. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri
Kişisel verilerin saklanma süreleri belirlenirken ilgili mevzuat, veri işleme amacı, sözleşmesel yükümlülükler ve hukuki zamanaşımı süreleri dikkate alınır.
Saklama süresinin belirlenmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:
Başvuru ve danışmanlık belgeleri: Hizmetin yürütülmesi için gerekli süre ve varsa ilgili mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülükleri esas alınır.
Müşteri iletişim kayıtları: İlgili iletişim faaliyetinin amacı, hizmet ilişkisinin devamı ve hukuki yükümlülükler değerlendirilir.
Finansal ve muhasebesel belgeler: Vergi, ticaret ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri uygulanır.
Sözleşme ve hukuki işlem belgeleri: Sözleşmenin niteliği, olası hukuki uyuşmazlıklar ve ilgili zamanaşımı süreleri dikkate alınır.
İnternet sitesi ve teknik kayıtlar: İşleme amacı, bilgi güvenliği gereklilikleri ve varsa ilgili mevzuat hükümleri esas alınır.
Özel nitelikli kişisel veriler: İşleme şartlarının ve saklama amacının gerektirdiği sürelerle sınırlı hareket edilir; ilgili mevzuat uyarınca gerekli ek önlemler değerlendirilir.
Saklama süreleri sona eren veya işlenmesini gerektiren bütün hukuki sebepler ortadan kalkan kişisel veriler, mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini, açıklanmasını, değiştirilmesini, kaybolmasını veya yetkisiz kişiler tarafından erişilebilir hale gelmesini önlemek amacıyla uygun teknik ve idari tedbirlerin uygulanması esastır.
Bu kapsamda veri işleme faaliyetinin niteliğine göre erişim yetkilerinin sınırlandırılması, güçlü kimlik doğrulama yöntemlerinin kullanılması, sistem güvenlik güncellemelerinin yapılması, zararlı yazılımlara karşı koruma sağlanması, güvenli veri aktarım yöntemlerinin kullanılması ve gerekli yedekleme süreçlerinin yürütülmesi gibi tedbirler değerlendirilir.
İdari açıdan ise kişisel verilere erişim yetkilerinin görev tanımlarıyla ilişkilendirilmesi, gizlilik yükümlülüklerinin düzenlenmesi, çalışanların bilgilendirilmesi, veri işleyenlerle uygun sözleşmelerin yapılması ve veri güvenliği süreçlerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi amaçlanır.
Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler ayrıca dikkate alınır.
8. Kişisel Verilerin İmha Edilmesini Gerektiren Durumlar
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin tamamının ortadan kalkması durumunda, bu verilerin saklanmaya devam edilip edilemeyeceği ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilir.
Aşağıdaki durumlar kişisel verilerin imhasını gerektirebilir:
Kişisel verilerin işlenmesine dayanak oluşturan mevzuat hükümlerinin değişmesi veya yürürlükten kalkması.
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması.
Kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan hukuki şartların tamamının sona ermesi.
İşlemenin yalnızca açık rızaya dayanması ve ilgili kişinin açık rızasını geri çekmesi sonucunda başka bir işleme şartının kalmaması.
İlgili kişinin silme veya yok etme talebinin mevzuat uyarınca kabul edilmesi.
Kanuni saklama sürelerinin sona ermesi ve verilerin muhafazasını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmaması.
İmha işlemleri, kişisel verilerin niteliği ve bulundukları kayıt ortamı dikkate alınarak gerçekleştirilir.
9. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin imhasında üç temel yöntem bulunmaktadır.
9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, ilgili verilerin yetkili kullanıcılar bakımından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.
Elektronik sistemlerde bulunan verilerin silinmesi sırasında kullanılan yöntemlerin, verilerin yeniden erişilebilir hale gelmesini engelleyecek nitelikte olması gerekir.
9.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, verilerin hiç kimse tarafından erişilemeyecek, geri getirilemeyecek ve tekrar kullanılamayacak hale getirilmesini ifade eder.
Fiziksel belgeler bakımından güvenli fiziksel imha yöntemleri, elektronik kayıtlar bakımından ise kayıt ortamına uygun güvenli yok etme yöntemleri kullanılabilir.
9.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Anonim hale getirme, kişisel verilerin başka bilgilerle eşleştirilmesi halinde dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Anonim hale getirilen verilerin yeniden kimlik tespitine elverişli olmaması ve kullanılan yöntemin veri niteliğine uygun olması gerekir.
10. Periyodik İmha İşlemleri
Kişisel veri saklama ve imha politikası kapsamında periyodik imha işlemlerinin gerçekleştirilmesi, işlenme şartları ortadan kalkmış kişisel verilerin sistematik biçimde tespit edilmesini ve mevzuata uygun olarak imha edilmesini amaçlar.
İlgili Yönetmelik uyarınca, saklama ve imha politikası hazırlamış veri sorumlularının belirleyeceği periyodik imha aralığı altı ayı geçemez.
Politika hazırlama yükümlülüğü bulunmayan veri sorumluları bakımından ise imha yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden üç aylık süreye ilişkin hükümler uygulanır.
Gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerine ilişkin kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla en az üç yıl süreyle muhafaza edilir.
11. Kişisel Verilerin Üçüncü Taraflara Aktarılması
Vize danışmanlığı ve seyahat süreçlerinde kişisel verilerin yetkili kurum ve kuruluşlara veya hizmetin yürütülmesi bakımından gerekli üçüncü taraflara aktarılması söz konusu olabilir.
Vize başvuru merkezleri, konsolosluklar, büyükelçilikler, seyahat ve konaklama hizmet sağlayıcıları ile diğer hizmet ortaklarına yapılabilecek aktarımlar, yalnızca ilgili hizmet bakımından gerekli olması ve KVKK’da belirtilen hukuki şartların karşılanması durumunda gerçekleştirilmelidir.
Yurt dışına kişisel veri aktarılması gereken durumlarda KVKK’nın 9. maddesi ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Kişisel veriler, ilgili mevzuata aykırı biçimde üçüncü kişilere açıklanamaz veya aktarılamaz.
12. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler, kişisel verilerine ilişkin çeşitli haklara sahiptir.
Bu haklar arasında:
Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
İşlenmiş olması halinde buna ilişkin bilgi talep etme.
İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Kişisel verilerin aktarıldığı yurt içindeki veya yurt dışındaki üçüncü kişileri bilme.
Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme.
Kanuni şartlar kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme.
Düzeltme ve imha işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilen veriler nedeniyle kişi aleyhine ortaya çıkan sonuçlara itiraz etme.
Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme.
hakları bulunmaktadır.
İlgili kişiler, KVKK kapsamındaki başvurularını veri sorumlusuna ilgili mevzuatta öngörülen yöntemlerle iletebilir.
Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde sonuçlandırılır. Başvurunun reddedilmesi halinde ret gerekçesi ilgili kişiye bildirilir.
13. Saklama ve İmha Süreçlerinin Yönetimi
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçlerde görev alan kişiler, yetkileri ve sorumlulukları çerçevesinde hareket etmekle yükümlüdür.
Yönetim, operasyon, müşteri ilişkileri, bilgi işlem ve muhasebe gibi ilgili işlevler bakımından görev ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi, veri güvenliğinin sağlanması açısından önem taşımaktadır.
Veri işleme ve imha süreçlerinde kişisel verilere yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesi, verilerin amacı dışında kullanılmaması ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi esas alınır.
Kişisel veri saklama ve imha süreçleri, mevzuat değişiklikleri ve kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda düzenli olarak değerlendirilir.
14. Politikanın Güncellenmesi ve Yürürlüğe Girmesi
Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası; ilgili mevzuat hükümlerinde meydana gelen değişiklikler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, teknolojik gelişmeler ve kişisel veri işleme faaliyetlerindeki değişiklikler doğrultusunda gözden geçirilebilir.
Politikada yapılan güncellemeler, ilgili kişilerin erişimine uygun biçimde internet sitesi üzerinden yayımlanabilir.
Politika, yetkili veri sorumlusu tarafından onaylanarak yürürlüğe alınır.
15. İletişim ve Başvuru
Kişisel verilerin korunması, saklanması, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin bilgi talepleri ve başvurular için Manisa Vize ile iletişime geçilebilir.
OGN Vize & Turizm Danışmanlık – Manisa Vize
Web Sitesi: https://www.manisavize.com.tr/
Telefon: +90 530 328 80 80
KVKK kapsamında yapılacak başvurular, veri sorumlusunun ilan ettiği usulüne uygun başvuru kanalları üzerinden iletilmelidir.
Kişisel verilerin korunmasına ilişkin faaliyetlerde, ilgili kişilerin haklarına saygı gösterilmesi ve yürürlükteki veri koruma mevzuatına uygun hareket edilmesi temel esastır.